как сделать копию трудовой книжки

Открытая информация по вопросу: "как сделать копию трудовой книжки" с объяснением для непрофессионалов. Если все же возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

В ряде случаев гражданам может потребоваться копия трудовой книжки. Такой документ может быть принят в некоторых ведомствах и учреждениях только при условии, что он правильно оформлен. Как правильно сделать копию трудовой книжки? На протяжении какого срока она имеет юридическую силу? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки

Копия трудовой может потребоваться в различных ситуациях, например:

  • для получения кредита в банке,
  • для оформления социальных выплат,
  • для оформления пенсии,
  • для получения визы и т.д.

Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.

Где можно заверить копию

Как оформить копию трудовой книжки, чтобы к ней не было претензий у сотрудников разных ведомств и банковских учреждений? Гражданин может сделать это двумя способами:

  • обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
  • обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).

Заверять копии имеют право уполномоченные сотрудники, в т.ч. руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров. Трудовые книжки граждан, работающих у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены самим ИП.

Как сделать копию трудовой книжки? Обязанность подготавливать копии трудовых книжек обычно возлагается на кадровую службу. Это же подразделение отвечает и за их ведение.

Читайте так же:  передаются ли долги по наследству после смерти

Последовательность действий работника

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

  • обратиться в отдел кадров;
  • написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
  • ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Срок действия копии документа

Продолжительность срока действия копии трудовой зависит от того, какие требования предъявляет запрашивающая ее организация. Так, во многих кредитных организациях, соцорганах и т.п. требуется представлять копию не «старше» 1 месяца со дня ее заверения. В иных структурах этот срок может быть более длительным – лучше уточнять это заранее.

Если же в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, и представлять ее куда-либо уже не следует.

Как правильно делать копию трудовой книжки

Копия создается при помощи технических средств (ксерокса) со страниц оригинала. Она представляет собой сшитые или не скрепленные между собой листы формата А4 с копией одного разворота книжки на каждом листе.

Сотрудники отдела кадров должны ответственно подходить к этому процессу, так как неправильно оформленную копию не примут в том учреждении, куда планирует обратиться работник организации.

Как делается копия трудовой книжки работодателем:

  • необходимо сделать ксерокопии всех страниц, на которых есть записи (в том числе вкладыши и титульный лист), если необходимо, то копия делается и со страниц о награждениях;
  • качество печати должно быть хорошим, недопустимо изменять масштаб на ксероксе, двустороннее копирование не допускается;
  • листы копии следует пронумеровать;
  • если откопированные страницы не сшиваются между собой, на каждой из них должно быть указано: надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, собственноручная подпись заверяющего, его инициалы и фамилия, дата заверения; при сшивании страниц копии такая запись вносится только на последнем листе, а на его обороте делается бумажная наклейка с указанием на ней количества пронумерованных и прошитых листов (надпись также заверяется подписью и печатью);
  • на последней странице копии трудовой также делается надпись «Работает по настоящее время»;
  • печать должна располагаться на части текста, а не находиться в пустом месте страницы.
Читайте так же:  исковое заявление о взыскании долга образец

Обратите внимание, что с 01.07.2018 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, дополнивший порядок внесении отметки о заверении (п. 5.26) новым требованием. Теперь, если копия делается для представления в другую организацию, стандартную заверяющую надпись нужно дополнить фразой о месте хранения подлинника документа. Вот как это может выглядеть на примере:

kopiya.jpg

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

  • копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
  • если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Видео (кликните для воспроизведения).

1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем содержатся сведения о том, как правильно оформлять и заверять документы.

Правила заверения трудовой книжки

Трудовая книжка содержит информацию об официальных местах работы гражданина, а также о периодах трудоустройства. Документ имеет юридическую силу. Во время работы в организации книжка хранится в кадровом отделе. В таком случае заверение производится кадровым работником по соответствующему заявлению от работника. Правильно оформленный дубликат выдается сотруднику в течение трех дней с момента подачи заявки.

Если гражданин не числится в штате предприятия, книжка находится у него. В этом случае дубликат необходимо делать у нотариуса.

Читайте так же:  после отмены судебного приказа что делать должнику

Как правильно сделать копию

Порядок действий при заверении следующий:

  1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
  2. На страницах ксерокопии ставится отметка «Копия верна». Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
  3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
  4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
  5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
  6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

ВНИМАНИЕ! При заверке документов компания может использовать собственную печать или штамп отдела кадров.

Как сделать выписку из трудовой

Выписка из трудовой книжки представляет собой скан необходимых страниц. Ее оформлением в организации занимается кадровик, секретарь или бухгалтер. Для получения выписки нужно подать заявление в свободной форме на имя руководителя. Экземпляр выдается в течение трех дней со дня получения заявления.

ВАЖНО! Право работников на получение выписки закрепляется ТК РФ. Отказ в предоставлении дубликата является неправомерным.

Выписка может составляться вручную. При этом используется лист А4 или бланк компании. Необходимо отобразить следующие сведения:

  • название документа;
  • название организации, в которой сделан скан;
  • Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника;
  • персональная информация о собственнике книжки (Ф. И. О., должность);
  • номер и дата начала ее ведения;
  • отметка о том, что сотрудник числится на предприятии по настоящее время;
  • подпись ответственного сотрудника.

Образец заверенной выписки представлен ниже:

Срок действия копии

Копия книжки, заверенная работодателем, не имеет установленного срока действия. Однако организации требуют дубликаты, которые оформлены не ранее, чем месяц назад. В момент внесения изменений в существующий документ, его дубликат становится недействительным.

Читайте так же:  знак жилая зона что означает

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

В соответствии с новыми правилами заверка документов зависит от того, зачем гражданину нужна копия. Порядок заверения регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, и включает в себя:

  • отметку «Верно»;
  • должность ответственного работника;
  • подпись и расшифровку подписи;
  • дату заверения.

С 1.07.2018 необходимым пунктом является указание места хранения оригинала. Нужно указать компанию, в которой хранится оригинал и номер дела.

В каких случаях требуется заверять записи в трудовой

Гражданин может заказать заверенный дубликат для следующих организаций:

  • банк – для оформления потребительского кредита;
  • консульство – для оформления визы;
  • ПФР – для проверки стажа при назначении пенсии;
  • ФСС – при назначении пособий.

В 2013 году вступил в силу Приказ ФМС РФ №320, который отменил обязательство предоставлять копию трудовой при оформлении заграничного паспорта. Для этого существует специальная анкета.

Как правильно заверить трудовую для банка

Копия для банка требуется, если гражданину нужно предоставить запись о трудоустройстве для оформления кредита.

ВНИМАНИЕ! Работодатель выдает оригинал книжки только при расторжении договора о найме. В остальных случаях при необходимости выдается дубликат.

Копия для банка оформляется в стандартном порядке, однако конкретные банковские учреждения могут выдвигать индивидуальные требования к документу. Их нужно уточнять по месту требования. Наиболее распространенным требованием банковских организаций является отметка о том, что гражданин в настоящее время трудоустроен.

Образцы документов

Дубликат оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Он содержит образец заверения трудовой книжки и алгоритм заполнения дубликата. Составленные не по ГОСТу документы, не являются действительными.

Копия трудовой книжки, заверенной работодателем

Сканированный экземпляр должен легко читаться, все символы должны быть пропечатаны. Недопустимы исправления. В случае обнаружения ошибки следует сделать новый экземпляр и правильно заверить его.

Образец заверенной копии трудовой книжки:

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Согласно статье №62 ТК РФ для получения дубликата необходимо написать соответствующее заявление. Оно составляется в свободной форме с учетом правил ведения деловой документации .

Читайте так же:  чем отличается регресс от суброгации

При оформлении заявления не нужно указывать причину запроса. По российскому законодательству руководитель обязан выдать копию вне зависимости от основания.

Образец заявления на копию трудовой книжки доступен по ссылке.

Видео (кликните для воспроизведения).

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

как сделать копию трудовой книжки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here