Найм жилья в командировке

Открытая информация по вопросу: "Найм жилья в командировке" с объяснением для непрофессионалов. Если все же возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Расходы на аренду квартиры для командированных сотрудников

Материал для подписчиков издания «ЭЖ Вопрос-ответ». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

ЭЖ Вопрос-ответ

Журнал для практикующих бухгалтеров, финансовых работников, аудиторов, налоговых консультантов и руководителей, интересующихся проблемами налогообложения.

Журнал составлен в диалоговом режиме, на основе ответов на вопросы читателей. На ваши вопросы отвечают ведущие эксперты ЭЖ, специалисты ФНС и Минфина России, консультанты известных аудиторских фирм.

Периодичность выхода: 1 раз в месяц. Объем: 80 полос.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

  • Список форумов
  • ::Актуальные вопросы
  • :: Договор аренды помещения при командировке

#1 28.09.2007 02:51:42

Договор аренды помещения при командировке

Подскажите, пожалуйста, где можно взять форму договора аренды помещения (именно аренды квартиры или комнаты, а не гостиничного номера), сотрудник собрался в командировку. И где можно прочитать правовое обоснование, принятие таких расходов как командировочных. Спасибо заранее

#2 28.09.2007 12:02:37

Re: Договор аренды помещения при командировке

Вопрос: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) просит дать разъяснение по следующему вопросу. ООО арендует квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников ООО в период их служебной командировки. Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы ООО на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за соответствующий период. Таким образом, расходы ООО на арендную плату по указанной квартире экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
Вправе ли ООО отнести к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходы, связанные с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 2 июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
02.06.2005

Вопрос: Организация арендует в другом городе квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников организации в период их служебной командировки.
Таким образом, в течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанной квартире никто не проживает.
По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников организации.
Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы организации на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.
Таким образом, расходы организации на арендную плату по указанной квартире экономически обоснованы и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
Относятся ли к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, расходы в виде сумм арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры за периоды, в течение которых в указанной квартире никто из работников организации не проживал?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
01.08.2005

Прикольно, другой ответ уже всего через 2 месяца от того же человека.

[3]

«Учет. Налоги. Право», 2006, N 16

В КОМАНДИРОВКУ БЕЗ ГОСТИНИЦЫ

(В составе командировочных расходов можно учесть аренду
квартиры для проживания сотрудника в другом городе)

Проблема. Поскольку гостиницы обходятся дорого, часто для проживания своих сотрудников во время командировки фирмы арендуют квартиры у физических лиц. Можно ли включить такие арендные платежи в расходы при расчете налога на прибыль? Следует ли платить НДФЛ? Вправе ли организация учесть плату за те периоды, в которых квартира пустует?

Если во время командировки работник арендовал квартиру, то организация обязана возместить ему такие расходы (ст. 168 ТК РФ). Для этого сотрудник должен представить договор найма и документы, подтверждающие оплату (например, расписку наймодателя о получении денег). После утверждения руководителем авансового отчета командировочные расходы относятся на счета затрат:
Дебет 71 Кредит 50
— отражена сумма, выданная сотруднику под отчет на командировочные расходы;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 71
— учтены командировочные расходы по найму жилого помещения.
Если же договор аренды заключен самой фирмой, то арендованное имущество следует принять к учету на забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Стоимость принимаемого имущества должна быть согласована в договоре аренды:
Дебет 001
— отражена стоимость арендованной квартиры;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 76
— начислена арендная плата;
Дебет 76 Кредит 68
— удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 51
— перечислена арендная плата за минусом НДФЛ;
Кредит 001
— списана стоимость арендованной квартиры после окончания срока аренды.
Напомним, что независимо от того, когда оплачивается аренда, расходы принимаются к учету по мере их осуществления (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому бухгалтерская запись об отнесении расходов по найму делается в конце каждого месяца аренды.

С этого года решена проблема с учетом расходов на наем жилого помещения для сотрудника, отправленного в командировку, для налога на прибыль. Дело в том, что до 2006 г. при аренде жилья у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, налоговые органы не разрешали списывать такие затраты. Основанием для этого служило отсутствие первичных документов. Теперь же расход можно подтвердить и косвенными документами (приказом о командировке, проездными документами, договором аренды). Поэтому арендную плату можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обратите внимание: Минфин России считает, что учесть арендную плату за квартиру в то время, когда она пустовала, нельзя. Расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира используется для проживания в ней командированных работников (Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112).
При выплате организацией доходов физическому лицу — арендодателю следует исчислить и удержать НДФЛ, поскольку юридическое лицо в этом случае признается налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержать налог следует при фактической оплате аренды (п. 4 ст. 226 НК РФ).

С.Князева
Эксперт «УНП»
Подписано в печать
21.04.2006

Документально подтвержденные расходы по найму жилья во время командировки не облагаются НДФЛ в полной сумме

В компании установлен лимит расходов по найму жилья в командировке. Если работник превысил этот лимит, но имеет документы, подтверждающие фактические расходы, нужно ли облагать НДФЛ сумму, превышающую лимит? Нет, не нужно, считают в Минфине России (письмо от 04.07.12 № 03-04-06/6-204). Кроме того, всю сумму документально подтвержденных расходов на проживание командированного работника можно учесть при налогообложении прибыли.

Читайте так же:  Заявление на усыновление в опеку

По поводу освобождения от НДФЛ расходов на проживание в командировке чиновники отметили следующие. По общему правилу, не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за аренду жилья, то от НДФЛ освобождается вся сумму документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. И вот почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. В целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Расходы на командировки, в частности, на аренду жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, при наличии документов, подтверждающих фактические расходы работника по найму помещения в месте выполнения служебного задания, сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере.

Аренда квартир для сотрудников: налоговые нюансы

Аренда квартир для своих сотрудников – в последнее время достаточно частое явление в деятельности компаний. Это одновременно может быть и экономией средств (аренда квартиры, как правило, обходится дешевле номера в гостинице, даже учитывая издержки по налогам), и дополнительным комфортом в виде домашней атмосферы для сотрудника в длительной командировке, и бо?льшей привлекательностью компании для квалифицированного иногороднего кандидата (в качестве бесплатно предоставляемого жилья при переезде).

При аренде жилого помещения компания неминуемо сталкивается с необходимостью начислять и/или удерживать налоги с сумм арендной платы.

В течение многих лет споры вокруг объема налоговой нагрузки на жилье для сотрудников не прекращаются.

В нашей статье мы рассмотрим последние актуальные решения судов и выводы налоговых органов по вопросам налогообложения в самых распространенных ситуациях аренды жилого помещения для работников.

Ситуация №1 Аренда квартиры для командированного сотрудника.

Компания планирует частые и длительные командировки для своих сотрудников в одну и ту же местность. Чтобы каждый раз не бронировать номер в отеле, организация решила снять квартиру.

Рассмотрим налогообложение расходов.

Налог на доходы физических лиц, страховые взносы.

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749 «об особенностях направления работника в служебные командировки» работнику, направленному в служебную командировку, гарантируется возмещение расходов на наем жилого помещения. Таким образом, аренда квартиры в период командировки, не облагается страховыми взносами (п 2 ст 422 НК РФ), с нее не удерживается НДФЛ (ст 217 НК РФ),

Налог на прибыль.

По вопросу принятия данных расходов в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль есть две точки зрения.

[2]

1. Расходы на содержание квартиры, предназначенной для проживания командированных работников, можно учесть при налогообложении только за период, когда сотрудники в ней фактически пребывали.

Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 15.01.2016 N 03-03-07/803

2. Стоимость ежемесячной аренды можно включить в налоговые расходы в полном объеме, если компания сможет доказать, что плата за аренду квартиры в общем объеме окажется экономически выгоднее, чем расходы на оплату услуг гостиниц за время пребывания сотрудника. Перечень затрат, связанных с производством и реализацией, не является исчерпывающим. Следовательно, указанные расходы можно учесть на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Данная позиция отражена в Постановлениях Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 N Ф06-14949/2013, Ф06-15226/2013 по делу N А65-29223/2013.

По нашему мнению, расходы на оплату квартир для командированных сотрудников можно учитывать при налогообложении в полном объеме за все дни аренды, но, возможны споры с налоговыми органами, и свою позицию придется отстаивать в суде.

Ситуация №2: аренда квартиры для проживания иногороднего сотрудника.

Компания нашла привлекательного кандидата на вакантную должность в другом городе. В качестве бонуса, а также для более быстрого вовлечения вновь принятого иногороднего сотрудника в рабочий процесс, компания решила обеспечить его бесплатным жильем и оплатить расходы на проживание.

Начисление налогов и взносов со стоимости аренды здесь напрямую зависит от того как оформлен данный вид расходов (аренда жилья) в организации.

Налог на доходы физических лиц.

Если предоставление жилья направлено на удовлетворение в первую очередь интересов организации, в трудовом договоре прописано условие о найме жилого помещения, то такая аренда не будет считаться натуральным доходом иногороднего сотрудника и удерживать НДФЛ с проживающего не нужно. Об этом сказано в письме ФНС от 17 октября 2017 г. N ГД-4-11/[email protected] Выводы в данном письме основаны на Обзоре практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015)

Налог на прибыль.

По вопросу принятия данных расходов в качестве уменьшающих базу по налогу на прибыль есть две точки зрения.

1. По мнению налоговых органов работодатель вправе учесть возмещение затрат на наем жилья сотрудникам в составе расходов, если оно является формой оплаты труда и условие о возмещении есть в трудовом договоре. Данная позиция подтверждается Письмом ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/[email protected], Письмами Минфина России от 13.02.2018 N 03-04-06/8731,от 23.11.2017 N 03-03-06/1/77516

В таком случае стоимость арендной платы рассматривается как часть оплаты труда. Согласно трудовому законодательству размер подобной неденежной выплаты не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы работника (ст. 131 ТК РФ). Поэтому соответствующие расходы контролирующие органы разрешают признавать только в пределах указанного ограничения.

2. Расходы по найму жилого помещения можно учитывать в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль в полном объеме, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (ст 252 НК РФ).

Данная позиция подтверждается судебными решениями: постановление Арбитражного суда Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-11410/2015 по делу N А40-6591/15

Постановление от 29.07.2011 N КА-А40/7917-11

Постановление ФАС Центрального округа от 29.09.2010 N А23-5464/2009А-14-233)

По вопросу начисления страховых взносов существует несколько точек зрения:

1. Согласно письмам налоговых ведомств взносы придется начислять вне зависимости от условий принятия иногороднего специалиста на работу, так как данная выплата отсутствует в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами (ст. 422 НК РФ). Подобный вывод содержит письмо ФНС от 17 октября 2017 г. N ГД-4-11/[email protected]

Читайте так же:  Какие документы нужны для оформления ребенка

2. Компенсация расходов на аренду жилья сотруднику, переведенному на работу в другой регион, трудовым договором или дополнительными соглашениями к нему, взносами не облагается. Подобный вывод, содержится в Определении Верховного Суда РФ от 06.12.2017 N 304-КГ17-18637.

Наше мнение совпадает с судебными решениями, но свою позицию, возможно, придется отстаивать в суде.

Как видим, мнение контролирующих органов и судебная практика зачастую противоположны друг другу, поэтому компаниям придется самостоятельно принимать решение, по какому пути идти: экономить денежные средства и готовиться отстаивать свою позицию в суде, или не тратить время и платить дополнительные налоги.

Договор найма жилья в командировке

Краткое содержание

1. Постоянно нахожусь в командировках во время которых женился и родилась дочь, которая была времена прописана на месте командировки. Постоянной регистрации у дочери нет. Пришло время отдавать в садик. Требуют прописку. Договор найма жилья недостаточно. Временную прописку у которых снимаю жилье отказываются делать. А ехать на родину где имею прописку нет желания и дороговато. Возможно ли сделать прописку дистанционно или надо ехать к себе в область.

1.1. По доверенности можно сделать «регистрацию» только надо об этом полномочии специально указать в доверенности.

2. Договор аренды или договор найма лучше заключать при аренде квартиры на длительный срок? Квартиросъёмщик предоставляет договор аренды в свою организацию для оплаты жилья на время командировки.

2.1. Здравствуйте!
В Вашем случае Вам необходимо заключить договор найма, так как Вы сдаете квартиру физ. лицу.

Договор аренды и договор найма жилого помещения — это договоры имущественного найма, то есть договоры, по которым имущество предоставляется за плату во временное владение и пользование.
Если жилье сдается гражданину, то заключается договор найма жилого помещения. В таком договоре собственник, сдающий жилье, именуется наймодателем, а гражданин, снимающий жилье, — нанимателем. Юридическое лицо (организация) не может получить жилое помещение во временное владение и (или) пользование по договору найма, и в этом случае должен заключаться договор аренды либо иной договор (ст. 671 ГК РФ).

3. Мой муж военнослужащий, получил служебное жилье по договору найма 06.2017 года. Фактически до 07.2018 в квартире никто не проживал, в связи с длительной командировкой мужа. Нам отказывают в перерасчете оплаты за коммунальные услуги. Правомерно ли это?

3.1. В вашей ситуации, конечно было бы лучше если бы Вы заранее поставили УК в известность о том что не будете такое то время проживать в квартире. Но не все потеряно. Обратитесь с претензий в УК в которой выскажите свои требования. К претензии можно приложить справку с места жительства в котором Вы фактически проживали. Если претензия не будет удовлетворена, то обращайтесь в суд.

3.2. Добрый день! Учитывая, что Вами изложена суть вопроса очень кратко, однозначно ответить на него невозможно из-за отсутствия важных правовых моментов в нем. Ваш вопрос регулируется Разделом VII Постановления Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 (ред. от 27.03.2018, с изм. от 10.07.2018) «О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов» (вместе с «Правилами предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов»). Насколько правомерен отказ, зависит от того, оборудована или не оборудована Ваша квартира индивидуальными счетчиками учета потребления коммунальных услуг и все ли Вами были представлены документы для проведения перерасчета. Я бы Вам посоветовала, для начала ознакомиться с указанным разделом Постановления. Если Вы действительно имеете право на перерасчет, то получите от соответствующей организации официальный отказ, который можете обжаловать в государственную жилищную инспекцию, прокуратуру или в суд.

4. Был в командировке 47 суток. Привез в бухгалтерию договор о найме жилья и посуточную плату 450 руб они мне насчитали 30000 руб но почему то я получил 30 декабря 2017 года 16365 руб. почему так.

4.1. Добрый вам день.
Уважаемый Сергей, в данном случае и нам бы хотелось это знать. Обратитесь непосредственно в бухгалтерию за получением официального ответа в письменном виде.

4.2. Бухгалтерия обязана предоставить Вам расчетный лист по Вашему первому требованию;
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2017)
«»ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
(см. текст в предыдущей «редакции»)

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 62 ТК РФ

«»По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть «заверены» надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
(см. текст в предыдущей «редакции»)
Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
(см. текст в предыдущей «редакции)»
«»Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
(часть четвертая введена Федеральным законом от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

» Открыть полный текст документа «

5. Сын собственник квартиры, он решил сдать квартиру внаем. У меня, мамы, есть нотариальная доверенность, но в ней не прописано, что я имею право заключать договор найма жилого помещения. Сын сейчас в командировке, будет через месяц. Жильцы готовы заехать завтра и еще у них украинские паспорта, и приехали они в наш город с рептилиями. Планируют пока на два месяца. Что делать.

5.1. Здравствуйте, вам необходимо составить договор найма жилого помещения, где пописать все существенные условия договора, а также максимально обезопасить себя.
Удачи вам и всего наилучшего

5.2. Отказаться от такой сделки поскольку вы права заключать договор аренды по доверенности не имеете, для вселения иностранных граждан надо уведомить фмс и там их зарегистрировать по месту пребывания..

6. Проживаю в комнате общежития от техникума, прописана с января 2008 г, плачу исправно. До 2011 г. был договор найма жилого помещения в общежитии, после перестали его продлять. Переодически пытаются нас выселить. Сейчас переселяют в другую комнату. Законно ли это, если я прописана в этой комнате? Я в командировке. Грозятсами перенести вещи. имеет ли силу регистрация в паспорте? Г. ОМСК. Спасибо)

Читайте так же:  Рассмотрение иска в отсутствие истца
Видео (кликните для воспроизведения).

6.1. Если у Вас в паспорте стоит в прописке номер комнаты, то предполагается, что Вы пользуетесь именно этой комнатой. Открытый на вас фимнансово-лицевой счет и оплата коммунальных услуг предполагает факт пользования комнатой. Но если в суде имеется иск о выселении, то нужно представлять доказательства проживания и пользования

6.2. Выселение из жилого помещения (комнаты) возможно только в судебном порядке.

7. Заключила договор найма квартиры с физ. лицом находящимся в командировке. Расходы за найм ему компенсирует организация. Соответственно у меня запросили копии свид о собственности и копию паспорта. Предполагается что налоговым агентом буду я наймодатель.
Скажите, придет ли мне налог если я сама не подам декларацию с указанием доходов от аренды этого жилья? Или организация нанимателя подаст эти сведения и без меня?

7.1. Сведения о налоге Вам могут прийти и через пару лет (в связи со встречной проверкой), поэтому декларацию лучше подать самостоятельно.

Найм квартиры в командировке

Наш сотрудник был отправлен в командировку. Там он нанял для проживания квартиру. У нашего сотрудника есть договор найма, где стоит сумма за проживание. НДФЛ с наймодателя удержан у источника не был. В договоре отсутствует ИНН наймодателя.каковы наши действия:1.Необходимо ли сообщить в ИФНС наймодателя о получении дохода за аренду квартиры?2.Если не указан ИНН наймодателя в договоре, что нам предпринять?3.Необходимо ли удержать НДФЛ с суммы найма квартиры с нашего сотрудника?

Отвечает Ваш персональный эксперт

1,2 Поскольку договор аренды жилой квартиры был заключен от имени работника организации и оплата произведена им как физическим лицом, организация налоговым агентом по НДФЛ по доходам физ.лица-арендодателя в данном случае не выступает. Не нужно удерживать НДФЛ и подавать в ИФНС сведения о невозможности удержать налог. Арендодатель должен заплатить НДФЛ в бюджет самостоятельно и подать декларацию по форме 3-НДФЛ.

3.Удерживать НДФЛ с суммы компенсации документально подтвержденных расходов на найм жилья в командировке с сотрудника не нужно. Документами, подтверждающими проживание в арендованной квартире, являются договор найма квартиры и документ об оплате.

Из рекомендации
Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим

Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника, если во время командировки он проживал в арендованной квартире

Ответ на этот вопрос зависит от того, кто расплачивается за наем жилья – организация или сотрудник.

Если организация самостоятельно расплачивается с владельцем квартиры, у командированного сотрудника расходов на наем жилья не возникнет. Поэтому компенсация ему не положена. Материальная выгода как объект обложения НДФЛ также не возникает (ст. 212 НК РФ). В то же время организация как налоговый агент обязана удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ с доходов, выплаченных владельцу квартиры (если он не является предпринимателем) (ст. 226 НК РФ). Подробнее об этом см. С каких выплат удерживать НДФЛ.

Иногда командированный сотрудник сам договаривается о найме частного жилья. В такой ситуации организация компенсирует ему эти расходы. Об удержании НДФЛ с суммы такой компенсации см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим.

Андрея Кизимова, действительного государственного советника РФ 3-го класса, кандидата экономических наук

Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какой налоговый режим применяет организация, компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не включайте:

? в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ);

? в расчетную базу по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Такой порядок применяйте и если в организации установлен лимит компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. Получите от сотрудника письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья (письмо Минфина России от 04.07.2012 № 03-04-06/6-204).

Можно ли снять квартиру на время командировки?

От общих правил к документам и нюансам

Посуточная аренда квартиры сотрудником в командировке в порядке вещей. Это актуально для любых организаций, в устанавливающей документации которых прописана формулировка «найм жилого помещения».

Потому в вопросе: можно ли в командировке снять квартиру, вы вправе выбирать между отелем, хостелом и частными апартаментами.

ВАЖНО: Отнеситесь внимательно к сбору подтверждающих документов, иначе компенсировать съем в служебной поездке вам никто не будет!

ДАВАЙТЕ ВМЕСТЕ РАЗБИРАТЬСЯ:

  • Как подтвердить аренду жилья у агентства или частника?
  • Что делать, если в выбранной квартире не предоставляют отчетность?
  • Есть ли смысл рассматривать квартирный вариант, и как на нем заработать?

Документы для компенсации командировочного проживания

У командированного сотрудника есть целых пять вариантов, где остановиться, один из них – квартира. Для отчета по ней вам нужно будет предоставить в бухгалтерию:

  1. Договор о найме с прописанной ценой
  2. Квитанция или чек строгой отчетности с уникальным номером. При безналичной оплате действует платежное поручение от банка (при онлайн платеже у вас будет ссылка для скачивания или печати).
  3. Желательно – счет или акт с указанием периода проживания и стоимости одних суток и суммы за все дни.

ПРИМЕЧАНИЕ: Оплачивать аренду квартиры должен сам командированный, а не жена или друг. В обратном случае – деньги по авансовому отчету вам не выплатят.

Когда снимаете у физ. лица – требования лояльнее

При аренде жилья в командировке у физического лица «бумажная бюрократия» несколько проще:

  • От руки или на компьютере распечатывается договор, где нужно указать адрес квартиры, даты и цена проживания + реквизиты паспортов обеих сторон.
  • После скрепления договорных отношений подписями командированный отдает деньги наймодателю.
  • Хозяин жилплощади пишет расписку с полными данными о себе и нанимателе (ФИО, адрес прописки и паспортные реквизиты) по форме: «Получил от такого-то такую-то сумму. ». Дату и подписи ставят оба участника соглашения.

Что делать, если никаких документов нет?

Такое тоже случается – человеческий фактор никто не отменял.

И в данной ситуации не все потеряно.

СОВЕТ: Пробуйте отстоять свои затраты – аргументируйте, что где-то вы жили, а учреждение не побеспокоилось за вас и не предоставило жилье.

По статистике после таких аргументов что-то возмещают, но сумма будет меньше реально потраченной. Согласиться на нее или уволиться – дело ваше.

Читайте так же:  Уведомление об увольнении сотрудника

Можно остаться в минусе или. Получить ДОХОД!

Помимо того, что в командировке МОЖНО арендовать квартиру, на ней легко и ЗАРАБОТАТЬ от 500 до 2000 руб. в день.

Эта возможность будет вам на руку, если учесть, что размер суточных чаще ничтожно мал!

Читайте больше полезных статей на сервисе Dokpiter –
ездите в командировку подкованным человеком.

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Читайте так же:  Заявление об оскорблении

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Правила оплаты проживания в командировке в 2019 году

Направляя сотрудника в служебную поездку, работодатель должен не только сохранить на такой период его зарплату, компенсировать расходы на проезд, выплатить денежное содержание, но и произвести оплату проживания в командировке в 2019 году. Возмещение этих расходов является одной из обязанностей руководителя компании.

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

  1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
  2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
  3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.

Для этого командировочному необходимо:

  • В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
  1. Наименование платежной бумаги.
  2. Серию и номер.
  3. Название организации, предоставляющей услуги.
  4. Подпись и печать организации.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

  • Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета. Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2019 году, в качестве авансового платежа.

Военнослужащим

Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.

Нормы оплаты

Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.

При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.

Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.

[1]

Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

Оплата проживания без подтверждения

Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.

Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии. Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Компенсация оплаты найма жилья в командировке

Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы. В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры. Подтвердить период нахождения в поездке и понесенные расходы можно, заключив арендный договор между сторонами. К нему должна прикладываться расписка владельца недвижимости о передаче всей стоимости за наем. (общая и в сутки).

Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-061802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья

Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:

  • Поездка по России – 700 руб. в день,
  • Заграничная поездка – 2500 руб. в день.
Видео (кликните для воспроизведения).

Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.

Источники


  1. Мишин А. А. Конституционное (государственное) право зарубежных стран; Юстицинформ — Москва, 2010. — 560 c.

  2. Каландаришвили, З. Н. Актуальные проблемы правовой культуры российской молодежи / З.Н. Каландаришвили. — М.: ИВЭСЭП, Знание, 2009. — 172 c.

  3. Картрайт, Г. Обвиняется в убийстве. История судебных процессов над Калленом Дэвисом / Г. Картрайт. — М.: Прогресс, 2017. — 384 c.
  4. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.
  5. Пикуров, Н. И. Комментарий к судебной практике квалификации преступлений на примере норм с бланкетными диспозициями / Н.И. Пикуров. — М.: Юрайт, 2014. — 496 c.
Найм жилья в командировке
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here