образец сопроводительное письмо к документам

Открытая информация по вопросу: "образец сопроводительное письмо к документам" с объяснением для непрофессионалов. Если все же возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Читайте так же:  справка о балансовой стоимости автомобиля образец

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Читайте так же:  налог на апартаменты в москве

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

Видео (кликните для воспроизведения).

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Примеры написания сопроводительного письма к документам — образцы для налоговой, ФСС, суда

Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки.

В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.

Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется

Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.

Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

  1. Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
  2. Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
  3. Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
  4. Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
  5. Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.
Читайте так же:  знак разрешенная максимальная масса

Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.

Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:

  1. Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
  2. Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
  3. Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
  4. При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.

Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.

Имеет полезные особенности:

  1. Используется как опись вложений.
  2. Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
  3. Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.

Как написать при отправке документов

Советы по составлению сопроводительных писем в организации:

  1. Разработать и применять единый шаблон.
  2. Ввести и соблюдать правила написания.
  3. Уделять внимание отсутствию ошибок.
  4. Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
  5. Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.
Читайте так же:  где можно поменять снилс при смене фамилии

Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:

  1. Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
  2. Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
  3. Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
  4. Основная текстовая часть. Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.
  5. Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.

В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо).

Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.

Как написать правильное сопроводительное письмо

Если вы отсылаете резюме без сопроводительных писем, ваши шансы ниже, чем у конкурентов. Как написать эффективное сопроводительное письмо и почему это особенно важно, если работу вам нужно найти как можно быстрее?

Кому можно не писать сопроводительное письмо?

Рекрутеры получают сотни резюме в день, и первичный отбор резюме чаще всего начинается именно с сопроводительного письма. Хотите, чтобы ваше резюме рассмотрели в первых рядах? Не пренебрегайте сопроводительным письмом. В поисках работы это сильный и реально работающий инструмент. И особенно важно его использовать в тех случаях, когда конкуренция высока, когда на вакансию претендуют сотни человек, а вам нужно доказать, что вы лучший. Если вы высококвалифицированный/уникальный/редкий кандидат, если вы умеете делать то, чего не умеют делать другие, то можете пренебречь написанием такого письма. Да что там, в таком случае скорее всего даже до резюме дело не дойдет: вас найдут и так. Во всех остальных случаях, писать сопроводительные письма имеет смысл.

Читайте так же:  больничный по болезни ребенка

Что писать в письме, если в резюме и так все написано?

Сформулируйте ответ на этот вопрос как можно короче. Только не дублируйте информацию из резюме: задача сопроводительного письма — продемонстрировать свою высокую мотивацию и ценность для компании. Заинтересуете рекрутера — он сам откроет ваше резюме и получит подробности.

Имеет ли соискатель в сопроводительном письме право на креатив?

Если вы пишете электронное письмо, важно указать вакансию, на которую претендуете. Если откликаетесь на нашем сайте, делать этого не нужно.

В конце письма выразите готовность встретиться с менеджером по подбору персонала лично. Еще раз укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.

Пример эффективного сопроводительного письма

«Уважаемая Ирина Ивановна!

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на вакансию менеджера по интернет-маркетингу. Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои знания и навыки в сфере онлайн-продвижения. Профессиональный опыт я получила в агентстве интернет-рекламы, поэтому владею всеми инструментами digital-маркетинга — от рассылок до SMM. Так, в результате моей работы с одним из ключевых клиентов агентства посещаемость сайта этой организации за несколько месяцев выросла вдвое.

Уверена, что мои компетенции будут полезны и Вашей компании: аудит сайта с точки зрения SEO и юзабилити способны увеличить количество посетителей, а значит, и потенциальных клиентов.

Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы.

С уважением, Елена Иванова,

тел. 8 *** *** ** **».

Что еще важно помнить при составлении сопроводительного письма?

Видео (кликните для воспроизведения).

Сопроводительное письмо показывает рекрутеру вашу общую культуру, грамотность и реальный уровень образования. Так что перед отправкой еще раз проверьте, нет ли в тексте грамматических ошибок.

образец сопроводительное письмо к документам
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here