обязательные кадровые документы

Открытая информация по вопросу: "обязательные кадровые документы" с объяснением для непрофессионалов. Если все же возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

ООО: обязательные кадровые документы

Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:

    (ст. 15, 57 ТК РФ); (ст. 189, 190 ТК РФ);
  • приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ); с работниками (ст. 16, 56-59 ТК РФ);
  • трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
  • «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. 40-44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003); (ст. 91 ТК РФ);
  • ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
  • личные карточки работников формы № Т-2 (п. 12, 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003); (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. 86, 87 ТК РФ); на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).
Читайте так же:  правила перевозки детей на переднем сидении

Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:

Обстоятельство, при котором требуется наличие документа

Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива)

Должностные инструкции (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009)

Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию)

Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002)

В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников

Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров

Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну

Положение об аттестации сотрудников (ст. 49 закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ)

Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций

Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору.

При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы.

Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ)

При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.

Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение.

Если для работы необходимо наличие медкнижки

Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.

Микропредприятие: обязательные кадровые документы

Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.

Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.

Видео (кликните для воспроизведения).

Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Читайте так же:  реестр жилья военнослужащих личный кабинет

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
Читайте так же:  какие документы нужны для обмена паспорта

Унифицированные формы по учету кадров

Основные унифицированные формы по учёту кадров:

  1. T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
  2. T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
  3. T-3 «Штатное расписание».
  4. T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
  5. T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
  6. T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
  7. T-7 «График отпусков».
  8. T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
  9. T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
  10. T-10 «Командировочное удостоверение».
  11. T-11 «Указ о поощрении работника».
  12. T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
  13. T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
  14. T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
  15. T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
  16. T-11а «Указ о поощрении рабочих».
  17. T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
  18. T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
  19. T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры. и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
Читайте так же:  проверка заявления росреестр

Штрафы за неведение кадрового учёта

Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.

Какие обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году предусмотрены законом?

Обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году должны присутствовать в любой организации, в силу требований трудового законодательства. В противном случае, работодатели могут быть привлечены к ответственности при очередной плановой или внеплановой проверке государственной инспекции труда. Перечень необходимых документов зависит не только от организационно-правовой формы компании, но и от того, является фирма субъектом малого предпринимательства, или нет. Прочитав статью, читатель узнает, какие кадровые документы обязательно должны присутствовать в обществе с ограниченной ответственностью, в микропредприятиях.

Кадровые документы с нуля для ООО, при ее создании: полный пакет

Трудовое законодательство предусматривает необходимость формирования огромного количества кадровых документов. Некоторые из них обязательны для любой организации, а некоторые должны быть внедрены при определенных условиях.

Полный кадровый пакет документов для ООО, которые целесообразно внедрить, следующий:

  1. Документы, на основании которых сотрудники организации осуществляют трудовую деятельность.
  • трудовые договоры;
  • трудовые книжки;
  • книги учета трудовых книжек и вкладышей для них;
  • личные карточки работников;
  • графики отпусков;
  • табеля учета времени работы;
  1. Документы распорядительного характера
  • приказы о трудоустройстве сотрудников;
  • приказы об отпуске работников;
  • иные приказы, например, о направлении в командировку, о дисциплинарных взысканиях;
  • различные распоряжения руководства;
  1. Локальные акты.
  • положения об охране труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • положение о премировании.

В зависимости от ситуации данный перечень может дополняться иными обязательными документами. Так, например, если в организацию принимается иностранный работник, то об этом необходимо уведомить миграционный орган, и доказательства такого уведомления должны храниться в организации.

Документы, обязательные для некоторых организаций в определенных случаях

Указанные выше документы должны наличествовать в каждой ООО, в которой трудятся наемные работники. В некоторых случаях список необходимых кадровых документов в ООО должен быть расширен. Перечень дополнительных бумаг мы приведем ниже.

  1. Графики сменности. Если в организации сотрудники трудятся посменно, обязательно составление и хранение таких документов.
  2. Коллективный договор. Если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой проведения коллективных переговоров, и по их результатам принят коллективный договор, то он должен храниться в ООО.
  3. Журналы проведения первичных и периодических медицинских осмотров. Эти документы должны быть в организации, если в силу закона сотрудники должны проходить такие осмотры, например, на работах, связанных с вредными условиями труда, перевозками, и т.д.
  4. Должностные инструкции. Необходимы в случае, если требуется прописать должностные обязанности сотрудников. Как правило, составляются с целью не загромождать трудовые договоры информацией, либо, когда применяются профстандарты.
Читайте так же:  дебиторская и кредиторская задолженность в балансе

Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий

ТК РФ в ст. 309.2 устанавливает особые требования к документам в микропредприятиях. По сути, таким организациям даны некоторые поблажки в ведении кадрового документооборота.

Микропредприятиями являются организации, которые обладают следующими признаками:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

  1. В них трудятся не более 15 человек в силу ст. 4 ФЗ “О развитии…” от 24.07.2007 № 209.
  2. Их годовой доход составляет не более 120 миллионов рублей, в силу требований Постановления Правительства “О предельных…” от 13.07.2015 № 702.

В таких компаниях можно не составлять следующие локальные акты:

  1. Графики сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правила внутреннего распорядка.
  4. Положения о премировании сотрудников.
  5. Иные.

При этом работодатель должен включать положения вышеназванных локальных актов в текст трудовых договоров с сотрудниками. Для микропредприятий действуют типовые договоры, форма которых утверждена Постановлением Правительства “О типовой форме…” от 27.08.2016 № 853.

Ответственность ООО, не соблюдающих требования кадрового документооборота

За несоблюдение требований законодательных норм относительно наличия предусмотренных кадровых документов законодателем введена административная ответственность. Согласно требованиям ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа за такие нарушения может быть различным. За первичное нарушение предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей, а за повторное – от 50 до 70 тысяч рублей.

Чтобы избежать ответственности, необходимо тщательно следить за тем, чтобы в организации присутствовали все предусмотренные документы. Необходимо отметить, что ответственность может наступить за отсутствие любого из документов, которые признаются обязательными.

Например, ТК РФ предусматривает обязательность заключения трудовых договоров с работниками. Если будет установлено, что хотя бы с одним из них договор не заключен, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, законодательство предусматривает, что в ООО должен обязательно присутствовать ряд необходимых кадровых документов. О их наличии необходимо позаботится заранее, сразу после регистрации организации. Если должностными лицами государственной инспекции труда будет выявлено отсутствие какого-либо из обязательных документов, организация и ее руководители могут быть привлечены к административной ответственности.

Видео (кликните для воспроизведения).

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.

обязательные кадровые документы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here