пояснительная записка к штатному расписанию образец

Открытая информация по вопросу: "пояснительная записка к штатному расписанию образец" с объяснением для непрофессионалов. Если все же возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Штатное расписание – нормативный акт, который определяет структуру организации, число ставок, объем зарплатного фонда. В нем есть информация обо всех подразделениях с наименованием должностей, количестве сотрудников, зарплате. При внесении изменений к документу прилагается пояснительная записка к штатному расписанию. Важно знать, как ее составлять правильно.

Необходимость в пояснении

Корректировки, которые вносятся в нормативный акт, часто начинают разрабатывать «снизу». Сотрудник отдела кадров, трудовой экономист, иной заинтересованный специалист делает вывод, что расписание нужно видоизменить. Но принятие окончательного решения возможно только руководством. И тут может помочь служебная записка – пояснительное к штатному расписанию дополнение.

Посредством ее работник, который выступил инициатором, доводит до сведения руководителя:

  • причины, из-за которых местный нормативный акт нуждается в корректировке;
  • суть изменений и дополнений;
  • положительные последствия подобных действий;
  • шаги, которые нужно предпринять.

К причинам, которые повлекли необходимость корректировки, относят увеличение либо уменьшение штатных единиц, изменение ставки сотрудников, размер разнообразных надбавок, рабочее время.

Записка не является локальным нормативным актом или первичным документом учета. Поэтому никаких официальных бланков на законодательном уровне для нее не предусмотрено. Ее можно составлять в произвольной форме. Но собственник или руководитель предприятия имеет право решать, как будут выглядеть документы. Тогда оформляется пояснительная записка к штатному расписанию по образцу, соответствующему утвержденным нормативам.

Правила составления пояснения

Если строгих норм документооборота у компании не разработано, необязательно искать какой-то особый шаблон. Можно составить пояснительную к штатному расписанию по образцу:

Генеральному директору ООО «Платье Люкс» Серебряковой Т.В.
от начальника отдела кадров Зайцевой С.Л.

Служебная записка №322-031 от 09.08.19 г.

В связи с производственным расширением прошу рассмотреть возможность увеличения числа штатных единиц: портной – до 7 человек (на данный момент – 5), закройщик – до 4 человек (на данный момент – 2), дизайнер-конструктор – до 2 человек (на данный момент – 1). В связи с этим прошу провести последующую коррекцию штатного расписания.

Начальник отдела кадров Зайцева С.Л. (подпись) 09.08.19 г.

Такой вариант подойдет, к примеру, если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце. В иных случаях можно вставить нужные причины и данные в этот шаблон или скачать соответствующий образец в интернете. Ходатайствовать об увеличении числа сотрудника имеет право не только специалист отдела кадров. Этим может озаботиться начальник отдела, не справляющегося с увеличившимися объемами работ.

Читайте так же:  заказать выписку из егрн недвижимость

Также пояснение может использовать руководитель подразделения, если необходимо вывести из расписания штатную единицу. При необходимости, работодатель даже вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка.

Понадобится, при наличии возможности, анализ дополнительных расходов на увеличение количества персонала и/или рост заработной платы и сопоставление их с прибылью в итоге. Без него руководство может отклонить прошение. Оформленную записку регистрируют в спецжурнале для внутрифирменного учета таких документов. С этой целью пояснение нумеруют.

Действия руководства

Директор компании на основании полученного пояснения принимает решение о коррекции расписания и оформляет приказ, где указывает:

  • что конкретно должно содержаться в приложении;
  • кто и за какое время должен создать документ;
  • кто является ответственным за подготовку.

Согласно приказу лицо либо подразделение, являющееся уполномоченным, создает приложение к расписанию штата. После составления документа, его закрепляют приказом начальника в порядке, аналогичном утверждению расписания.

В ситуации, когда вносятся корректировки в расписание, нет необходимости в ознакомлении всех работников с документом, но лишь при условии, что изменения не оказывают влияния на деятельность подчиненного.

В помощь кадровикам: как правильно составляется пояснительная записка к штатному расписанию, образец документа

Штатное расписание – документ, определяющий организационную структуру и количество ставок на предприятии. Однако случается, что расписание перестаёт соответствовать текущей ситуации – и его необходимо корректировать и дополнять.

Разберёмся, для чего нужны дополнения и приложения к ШР, когда их нужно использовать, что нужно отразить в документе. А также нюансы его содержания и составления.

Что прикладывается к ШР?

Само по себе расписание содержит информацию о том, какие структурные подразделения включает в себя организация, какие в каждом из них существуют должности, сколько человек и с какой зарплатой должны их занимать. Штатное расписание подготавливается на основании текущих производственных и организационных задач. И в том случае, если они изменились – необходимо вносить изменения и в расписание.

Читайте так же:  смена фамилии влияние на судьбу

Достигнуть этого можно двумя способами:

  1. Составить и утвердить новое штатное расписание. Этот вариант удобен для небольших компаний, а также в случае сокращения численности либо штата сотрудников.
  2. Дополнить утверждённое ранее приложением или дополнением, содержащим новую информацию. Таким образом можно ввести в структуру новые подразделения или должности.

В результате к штатному расписанию должны быть приложены:

  • Само дополнение.
  • Приказ руководителя организации об утверждении дополнения.

Какова цель дополнений?

Использовать дополнения и приложения к штатному расписанию можно в случаях:

  1. Введения в организации новых должностей или структурных подразделений.
  2. Переименования имеющихся должностей или подразделений (как указываются подразделения в штатном расписании?). Это особенно важно в свете введения в России профессиональных стандартов для отдельных должностей, в которых, среди прочего, утверждается и название должности. Для приведения названия в расписании в соответствии с профстандартом как раз могут быть использованы приложения, утверждённые приказом руководителя организации.

Возможны и другие причины, по которым штатное расписание должно быть откорректировано. Главное обстоятельство при этом – то, что меняется само содержание документа. Дополнения и приложения как раз и должны привести имеющееся расписание в соответствии с текущей ситуации в компании.

В том случае, если изменения в штатном расписании связаны с переименованием (или приведением в соответствие с нормативами) должностей, необходимо соответствующим образом откорректировать и другую кадровую документацию – трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Сущность и содержание

Что нужно отразить в документе?

Разработка изменений, вносимых в расписание, часто начинается «снизу». В этом случае отдел кадров, экономист труда или иное заинтересованное лицо на предприятии приходит к выводу, что в штатное расписание необходимо внести коррективы. Однако власть принимать такие решения находится в руках лишь непосредственно у руководителя. И тогда на помощь приходит такой документ, как пояснительная (или служебная) записка.

Читайте так же:  росбанк условия рефинансирования кредита
Видео (кликните для воспроизведения).

С её помощью сотрудник, выступивший инициатором, доводит до сведения руководства:

  • Причины, по которым штатное расписание нуждается в изменении.
  • Сущность изменений и дополнений, которые необходимо внести.
  • Ожидаемые положительные последствия от таких действий.
  • Шаги, которые необходимо предпринять для корректировки расписания.

А о том, является ли локальным нормативным актом само штатное расписание, говорится здесь.

Однако само руководство компании, в которой этот документ составляется, может утвердить правила делопроизводства и оформления документации – и тогда составлять записку заинтересованное лицо должно в соответствии с этими нормами.

Нюансы содержания

На основании полученной записки руководитель организации принимает решение внести изменения – и издаёт по этому поводу приказ. В нём он указывает:

  • что именно должно быть в приложении;
  • кто и в какие сроки должен подготовить документ;
  • кто отвечает за подготовку.

На основании этого приказа уполномоченное лицо (или подразделение) готовит приложение к штатному расписанию. После того, как документ составлен, он утверждается приказом руководителя в том же порядке, что и само расписание.

Как правильно составить?

Составление служебных записок и приказов нормативными актами не регулируется. Однако само дополнение к штатному расписанию должно готовиться в том же порядке, что и основной документ.

Что касается приказа, то он, по сложившейся практике, должен содержать следующее:

  1. Номер по внутреннему учёту и дату, когда он был подготовлен.
  2. Название организации (полное или сокращённое).
  3. Ссылку на основание (например: «На основании служебной записки №… от …»).
  4. Суть. Она должна быть обозначена ёмко, например: «Утвердить изменения к штатному расписанию…».
  5. Номер и дата изменений для расписания.
  6. Дата, с которой изменения вступают в силу.

Сами же изменения в штатное расписание оформляются по форме Т-3 – так же, как и само расписание (как оформить штатное расписание?). С 2013 года эта форма не является обязательной – предприятия вправе сами утверждать бланки, не противоречащие требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте». Однако на практике такое утверждение происходит не везде и не всегда, и в большинстве фирм до сих пор используются унифицированные формы, утверждённые Госкомстатом РФ в 2004 году. О том, как заполнить форму Т-3, мы писали тут.

Читайте так же:  докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Соответственно, приложение должно содержать следующую информацию:

  1. Перечень подразделений организации в изменённом виде – либо одни изменения.
  2. Название должностей в новом виде.
  3. Количество единиц штата, относящихся к должностям.
  4. Размер выплат за труд работникам.
  • Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
  • Скачать образец приказа и приложения к штатному расписанию

При использовании формы Т-3 нужно учитывать следующие требования ОКУД:

  1. Количество экземпляров – не менее 3.
  2. Формат листа – А4.
  3. Срок хранения – постоянно в самом ООО, в других организациях – не менее 3 лет.

Заключение

Дополнения к штатному расписанию – обычный документ, используемый везде, где такое расписание применяется. Дополнения и приложения должны быть оформлены так же, как и само расписание, а утверждены и введены в действие – приказами руководителя организации.

Пояснительная записка к штатному расписанию образец

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 23 марта 2007 года N 203/1275-4

О внесении изменений в штатное расписание Российского центра обучения избирательным технологиям
при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации

____________________________________________________________________
Утратило силу на основании
постановления Центризбиркома России от 2 августа 2007 года N 22/183-5
____________________________________________________________________

В целях совершенствования работы Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, оптимизации его штатной численности Центральная избирательная комиссия Российской Федерации

Внести изменение в штатное расписание Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденное постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 декабря 2006 года N 192/1217-4 "О структуре и штатах Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации":

В Отделе бухгалтерского учета и отчетности Российского центра обучения избирательным технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации:

преобразовать одну штатную единицу должности ведущего специалиста I разряда в должность главного консультанта.

Читайте так же:  споры хозяйствующих субъектов

Председатель
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.Вешняков

Секретарь
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К.Застрожная

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту постановления ЦИК России о внесении изменения в штатное
расписание РЦОИТ при ЦИК России

В связи с увеличением объема, сложности и ответственности работы Отдела бухгалтерского учета и отчетности РЦОИТ при ЦИК России, вызванного реализацией мероприятий Программы информационно-разъяснительной деятельности ЦИК России в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний в 2007-2008 годах, и, прежде всего, составлением бухгалтерской отчетности по размещению заказов на поставки продукции, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд, а также по реализации государственных контрактов, заключенных РЦОИТ при ЦИК России по результатам проводимых открытых конкурсов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, предлагается:

преобразовать одну штатную единицу должности ведущего специалиста I разряда в должность главного консультанта в Отделе бухгалтерского учета и отчетности РЦОИТ при ЦИК России.

Вносимое изменение призвано привести в соответствие объем и качество имеющейся работы, должностным обязанностям, ответственности и размеру оплаты труда, соответствующим должности главного консультанта.

Видео (кликните для воспроизведения).

Это позволит, предъявив более высокие, по сравнению с должностью ведущего специалиста I разряда, требования к ответственности, профессионализму и объему выполняемой работы, повысить качество труда, обеспечить надлежащее вознаграждение работнику и усовершенствовать работу отдела в целом.

пояснительная записка к штатному расписанию образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here