сшивание документов для архива

Открытая информация по вопросу: "сшивание документов для архива" с объяснением для непрофессионалов. Если все же возникнут вопросы, то задавайте их дежурному юристу.

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

  • кадровых;
  • проверочных;
  • архивных;
  • бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

  1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
  2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
  3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
  4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Отверстия всегда формируют с левой стороны документа. Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

Читайте так же:  замена прав иностранного государства на российские

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

  • Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
  • Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
  • Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

  1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
  2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

Читайте так же:  можно ли поменять паспорт в другом городе

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Как прошить и заверить копии?

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

Выводы

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Читайте так же:  подъемные для молодого специалиста

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.
Читайте так же:  сколько платят за героя россии ежемесячно

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  3. Каждый лист дела нумеруется.
  4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Читайте так же:  приказ о дисциплинарной ответственности образец

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Видео (кликните для воспроизведения).

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

сшивание документов для архива
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here